Jak pomocí HCD přístupu navrhnout kyberbezpečnostní řešení pro českou neziskovou organizaci

Smyslem celého kurzu bylo poměrně unikátně propojit teorii s užitečnou praxí, kdy jsem se v jedné úrovni každý týden potkával na výborně připravených přednáškách, a paralelně jsem pomocí strukturovaného design procesu rovnou tyto poznatky aplikoval v konkrétní organizaci. Zadáním tedy bylo na konci kurzu skutečně realizovat navrhovaná opatření v dané organizaci.

Není cílem této case study popsat obsah samotných přednášek, každopádně témata byla připravená tak, aby jak teoreticky, tak prakticky pokryla maximum možného, aby byl student schopný skutečně danou intervenci připravit co nejlépe (přednášena byla např. témata jako designový proces, etika, change management, ovlivňování chování a behaviorální psychologie, kultura organizací…) Získané poznatky v teoretické části kurzu mi pomohly lépe pochopit, jak vlastně by zaměstnanci mohli vnímat změny a jak změny nakonec co nejvíce efektivně prakticky implementovat. (V tomto patří lektorům můj obdiv, že frekventanti semestrálního kurzu si opravdu odnášejí nejen hmatatelný výsledek v podobě intervence, ale i celkem dobré povědomí, jak vypadá celý proces human centred designu v praxi.)

Organizace, kterou jsem si po dohodě vybral a pro kterou jsem celý návrh připravoval, sídlí v ČR a má přibližně 15–20 zaměstnanců s různou technickou zdatností a hybridním režimem práce (částečně kancelář, částečně terén a home office). Již brzy se ukázalo, že intervence může být konkrétně zde velmi užitečná, neboť v organizaci chyběly samotné základní stavební kameny kyberbezpečnosti, například:

• žádná centrální správa hesel,
• neřízený přístup ke sdílení složek na Google Drive,
• absence zálohování dat,
• chybějící osvěta a školení,
• neexistující 2FA ochrana na klíčových účtech (fakturace, eshop).

K tomu se přidaly další limity, které z projektu dále činily opravdu zajímavou výzvu: omezené rozpočtové možnosti, časové vytížení lidí (včetně tématem pověřené ambasadorky) a jejich přirozený odstup od „IT“ témat. Věřím, že pro mnohé zaměstnance bylo téma kyberbezpečnosti velmi vzdálené, až do úrovně „to se mě netýká“, nebo „to mě nezajímá“, a proto jsem se části prvotní „komunikace“ věnoval do hloubky. Designová výzva byla následující: „Jak bychom mohli vytvořit jednoduchý systém kyberbezpečnosti, aby zaměstnanci této neziskové organizace přijali bezpečné chování jako přirozenou součást své každodenní práce?“

Další kontext, který jsem musel v řešení zohlednit, bylo skutečně samotné časové vytížení zaměstnanců a ambasadora – nepředpokládal jsem, že bych intervenci nějak naplánoval a tak se i přesně provedla. Proto bylo potřeba řešení připravit modulárně a flexibilně, aby si organizace vybrala, na co má v daném čase reálné možnosti a co jí nejvíce „pálí“.

Po rozhovorech se zástupkyní organizace a studiem webové / online prezentace jsem si identifikoval dvě hlavní proto-persony:

1. Lucie – koordinátorka komunitních projektů, humanitně orientovaná, digitálně relativně běžně zdatná, potřebuje praktické návody a vizuální opory.
2. Petr – správce dílny, technicky a manuálně zručný, ale ne digitálně, preferuje osobní vysvětlení a analogie ze své praxe.

Tyto proto-persony mi posloužily k zásadnímu poznání – uvědomil jsem si, že mají jednu věc společnou: potřebují nejen znát smysl změn, ale musí jim dávat smysl i v jejich pracovním kontextu. Musí jim co nejlépe rozumět. A tak jsem se rozhodl použít ve svých „cyber“ výstupech zcela srozumitelná a velmi netechnická přirovnání k tomu, co sami z organizace dobře znají – komunitní spolupráce v městě a přírodě, ochrana životního prostředí, škůdci vs. úroda, růst a pěstování, recyklace… všechna tato témata byla pak vhodně dle příležitosti „naroubována“ do výsledné komunikace.  

Vzhledem k tomu, že jsem vnímal i značná omezené časových možnosti samotné ambasadorky, připravil jsem některé návody a materiály do takového detailu, aby šly organizací okamžitě či s drobnou úpravou použít.